Cyfrowa Transformacja w Stadsarchief Amsterdam: Ochrona Historii Miasta w Chmurze
Stadsarchief Amsterdam, centralny urząd miejski przechowujący dokumenty, fotografie i rejestry historyczne, przechodzi znaczącą transformację cyfrową. Ostatnia aktualizacja z 21 listopada 2024 r. szczegółowo opisuje ambitny projekt migracji ogromnej kolekcji archiwów cyfrowych do systemów opartych na chmurze. Inicjatywa ta ma na celu ochronę dziedzictwa kulturowego Amsterdamu dla przyszłych pokoleń, jednocześnie zapewniając jego ciągłą dostępność.
Zmiana ta następuje w momencie, gdy organizacje zmagają się z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem stale rosnącą ilością informacji cyfrowych, obejmujących pocztę elektroniczną, rozmowy w aplikacjach komunikacyjnych i treści z mediów społecznościowych, oprócz tradycyjnych dokumentów. W przeciwieństwie do archiwów fizycznych, przechowywanie danych cyfrowych często zapewnia pozornie nieograniczoną przestrzeń, zmniejszając postrzeganą potrzebę natychmiastowego sprzątania i selekcji.
Modernizacja Praktyk Archiwizacji w Erze Cyfrowej
Miasto Amsterdam wdraża kompleksowy „Program na rzecz Otwartości i Zarządzania Informacją”, aby uporządkować swoje zasoby informacyjne. Kluczowym celem tego programu jest konfiguracja platform współpracy, takich jak Microsoft 365, w sposób zapewniający, że informacje pozostaną trwale możliwe do znalezienia i dostępne. Holenderska Ustawa Archiwalna określa konkretne wymagania dotyczące tego, które dokumenty należy przechowywać, przez jak długi czas i które można zniszczyć. Przestrzeganie tych przepisów w erze cyfrowej stanowi złożone zadanie, którym Stadsarchief aktywnie się zajmuje.
Rola archiwum wykracza poza samo przechowywanie; obejmuje skrupulatny proces selekcji, konserwacji i udostępniania dokumentów publiczności. Ta zmiana jest kluczowa dla utrzymania spójnego i dostępnego zapisu przeszłości miasta.
Przejście na Platformy Chmurowe dla Zwiększonego Bezpieczeństwa i Dostępu
Aby usprawnić swoje operacje cyfrowe, Miasto Amsterdam przechodzi z tradycyjnych współdzielonych dysków sieciowych na Microsoft Teams. Ta zmiana zwiększa bezpieczeństwo dokumentów i ułatwia przestrzeganie wymagań prawnych dotyczących retencji i utylizacji plików. Migracja stanowi również okazję do gruntownego uporządkowania istniejących plików cyfrowych.
W ramach nowego systemu:
- Aktywnie używane dokumenty są przenoszone do Microsoft Teams.
- Dokumenty potrzebne do celów referencyjnych, ale już nieużywane aktywnie, są przenoszone na witrynę konsultacyjną w SharePoint.
- Pozostałe dokumenty są kierowane do cyfrowej przestrzeni przetwarzania Stadsarchief, znanej jako „Voorportaal”, w celu dalszego przeglądu i przygotowania.
To etapowe podejście zapewnia, że informacje są odpowiednio kategoryzowane w całym ich cyklu życia, od aktywnego użytkowania po długoterminową archiwizację.
Kluczowa Rola Stadsarchief w Przyszłym Dostępie
Stadsarchief odgrywa centralną rolę w tym procesie. Obejmuje on kategoryzację dokumentów na trzy grupy: te, które należy trwale przechowywać, te, które należy zniszczyć po określonym czasie, i te, które należy natychmiast zniszczyć. Proces selekcji i niszczenia będzie dotyczył każdego departamentu miejskiego w nadchodzących latach.
Skala tego zadania jest ogromna; na przykład sam Departament Mieszkalnictwa wygenerował prawie 4 miliony plików. Stadsarchief przewiduje, że analitycy danych i specjalistyczne narzędzia, potencjalnie w tym AI, będą kluczowe w automatyzacji dużej części tej pracy. AI może również pomóc we wzbogacaniu metadanych i stosowaniu niezbędnych ograniczeń dostępu publicznego do przechowywanych dokumentów.
Po zakończeniu tego skrupulatnego procesu, trwale zachowane dokumenty zostaną zintegrowane z e-depot archiwum, a ich metadane dodane do systemu zarządzania kolekcją. W tym momencie te cenne archiwa staną się publicznie dostępne, umacniając swoje miejsce w historycznym zapisie Amsterdamu. Aby rzucić okiem na wizualną kolekcję archiwum, odwiedzający mogą zapoznać się z Beeldbank (Bankiem Obrazów), który oferuje dostęp do niezliczonych historycznych obrazów, takich jak zamiatacze ulic z lat 30. XX wieku.
Ten obszerny program realizowany przez Stadsarchief jest świadectwem zaangażowania Amsterdamu w efektywne zarządzanie informacją i tworzenie odpornego, przyszłościowego cyfrowego archiwum dla miasta. Odkryj więcej instytucji kulturalnych, takich jak Stadsarchief Amsterdam, przeglądając lokalne muzea lub odkrywając inne miejsca kultury na Musemap (musemap.art) za pomocą widoku mapy.
