Digitale Transformatie bij Stadsarchief Amsterdam: De Geschiedenis van de Stad Behouden in de Cloud
Stadsarchief Amsterdam, de centrale bewaarplaats van historische documenten, foto's en archieven van de stad, ondergaat een ingrijpende digitale transformatie. Een recente update van 21 november 2024 beschrijft het ambitieuze project om de omvangrijke collectie digitale archieven te migreren naar cloudgebaseerde systemen. Dit initiatief heeft tot doel het culturele erfgoed van Amsterdam te beschermen voor toekomstige generaties en tegelijkertijd de voortdurende toegankelijkheid ervan te waarborgen.
De verhuizing vindt plaats terwijl organisaties worstelen met de uitdagingen van het beheren van een steeds grotere hoeveelheid digitale informatie, waaronder e-mails, berichten van chat-apps en sociale media-inhoud, naast traditionele documenten. In tegenstelling tot fysieke archieven, biedt digitale opslag vaak schijnbaar oneindige ruimte, waardoor de directe noodzaak voor opruiming en selectie afneemt.
Modernisering van Archiefpraktijken voor het Digitale Tijdperk
De Gemeente Amsterdam implementeert een uitgebreid "Programma voor Openheid en Informatiebeheer" om haar informatiebezittingen te organiseren. Een belangrijk doel van dit programma is het zo configureren van samenwerkingsplatforms zoals Microsoft 365 dat informatie duurzaam vindbaar en toegankelijk blijft. De Archiefwet stelt specifieke eisen aan welke documenten bewaard moeten worden, hoe lang, en welke vernietigd mogen worden. Het naleven van deze regelgeving in het digitale tijdperk is een complexe taak die het Stadsarchief actief aanpakt.
De rol van het archief reikt verder dan louter opslag; het omvat een nauwgezet proces van selectie, conservering en het publiek toegankelijk maken van documenten. Deze verschuiving is cruciaal voor het behouden van een coherent en toegankelijk verslag van het verleden van de stad.
Overgang naar Cloudplatforms voor Verbeterde Beveiliging en Toegang
Om de digitale operaties te stroomlijnen, stapt de Gemeente Amsterdam over van traditionele gedeelde netwerkschijven naar Microsoft Teams. Deze verandering verbetert de beveiliging van documenten en vereenvoudigt de naleving van wettelijke vereisten voor het bewaren en vernietigen van bestanden. De migratie biedt ook de gelegenheid voor een grootschalige opschoning van bestaande digitale bestanden.
Onder het nieuwe systeem:
- Actief gebruikte documenten worden verplaatst naar Microsoft Teams.
- Documenten die nodig zijn voor naslagwerk, maar niet meer actief in gebruik, worden overgebracht naar een consultatiesite op SharePoint.
- De overgebleven documenten worden doorgestuurd naar de digitale verwerkingsruimte van het Stadsarchief, bekend als het "Voorportaal", voor verdere beoordeling en voorbereiding.
Deze gefaseerde aanpak zorgt ervoor dat informatie op de juiste manier wordt gecategoriseerd voor haar levenscyclus, van actief gebruik tot langdurige archivering.
De Cruciale Rol van het Stadsarchief in Toekomstige Toegang
Het Stadsarchief speelt een centrale rol in dit lopende proces. Het omvat het categoriseren van documenten in drie groepen: die welke permanent bewaard moeten worden, die welke na een bepaalde periode vernietigd moeten worden, en die welke onmiddellijk vernietigd moeten worden. Dit selectie- en vernietigingsproces zal de komende jaren voor elke gemeentelijke afdeling plaatsvinden.
De schaal van deze taak is immens; de afdeling Volkshuisvesting genereerde bijvoorbeeld bijna 4 miljoen dossiers. Het Stadsarchief voorziet dat data-analisten en gespecialiseerde tools, mogelijk inclusief AI, essentieel zullen zijn om een groot deel van dit werk te automatiseren. AI kan ook helpen bij het verrijken van metadata en het toepassen van de nodige openbaarheidsbeperkingen op bewaarde documenten.
Zodra dit nauwgezette proces is voltooid, worden permanent bewaarde documenten geïntegreerd in het e-depot van het archief, waarbij hun metadata worden toegevoegd aan het collectiebeheersysteem. Op dat moment zullen deze waardevolle archieven publiekelijk beschikbaar komen, waarmee hun plaats in het historische archief van Amsterdam wordt verstevigd. Voor een glimp van de visuele collectie van het archief kunnen bezoekers de Beeldbank verkennen, die toegang biedt tot talloze historische afbeeldingen, zoals straatvegers uit de jaren '30.
Dit uitgebreide programma van het Stadsarchief is een bewijs van de toewijding van Amsterdam aan efficiënt informatiebeheer en de creatie van een veerkrachtig, toekomstbestendig digitaal archief voor de stad. Ontdek meer culturele instellingen zoals Stadsarchief Amsterdam door lokale musea te bekijken of andere culturele plekken op Musemap (musemap.art) te verkennen via de kaartweergave.
